Overgang fra annet lønnssystem

Det er viktig at overgangen fra ditt gamle til ditt nye lønnsprogram går riktig for seg. Det er noen ting som er viktig å huske på dersom du eller din regnskapsfører tidligere har rapportert inn lønn via et annet regnskapssystem eller direkte i Altinn.

Du kan ikke sende inn A-melding for samme måned fra både nytt og gammelt system/direkte i Altinn.

Si at du bytter regnskapssystem ved årsskiftet. Du kjørte lønn og sendte inn A-melding til og med desember 2025 fra et annet regnskapssystem. Da er det viktig at du ikke sender noe fra nytt system før januar 2026.

Hvis du har nylig byttet eller sagt opp regnskapsføreren din og skal kjøre lønn selv, er det viktig at du sier i fra tydelig til regnskapsfører om dette så lønnen ikke blir kjørt dobbelt.

Lønn er rapportert i et annet system eller direkte i Altinn før du startet å føre regnskapet ditt i Luca

Hvis du har ført lønn for en ansatt i et annet system eller direkte i Altinn tidligere, må du legge inn feriepenger til gode fra fjoråret og om ansatte har mottatt lønn fra et annet systemet i nåværende år. Merk at dette gjelder kun for feriepengene den ansatte har opptjent i sitt arbeid for selskapet ditt, og dette inkluderer ikke feriepenger den ansatte har opptjent via eksterne arbeidsforhold.

Hvor legger jeg inn dette?

1. Gå til Lønn → Ansatte
2. Klikk på Ny ansatt
3. Fyll inn personalia og klikk Lagre
4. Du vil nå få beskjed om å legge inn ansettelsesdetaljer, lønnsdetaljer, osv.
5. Under Lønn fra andre systemer enn Luca Regnskap så skal dette legges inn

Hva betyr de forskjellige feltene?

• Feriepenger til gode i 2025 (fjoråret): Legg inn feriepenger den ansatte hadde til gode i 2025, altså hvor mye feriepenger selskapet skylder den ansatte.

• Har mottatt lønn fra et annet system i 2026: Her kan du enten velge «Den ansatte har ikke mottatt lønn fra et annet lønnssystem i 2026» eller «Den ansatte har mottatt lønn fra et annet system i 2026».

Hvis du velger sistnevnte er det i tillegg tre felt til som skal fylles ut.

• Lønn i 2026 (grunnlag for skatt: Legg inn hvor mye lønn selskapet har totalt utbetalt fra annet lønnssystem i 2026 (Ikke inkluder skatt).
• Skatt betalt i 2026: Legg inn hvor mye skatt selskapet har betalt fra annet lønnssystem på vegne av denne ansatte i 2026.
• Feriepenger til gode i 2026: Legg inn hvor mye feriepenger den ansatt har opptjent hittil i 2026 på lønnskjøringer som er kjørt utenfor Luca.

Lønn rapportert i et annet regnskapssystem eller direkte i Altinn etter at du startet å føre regnskapet ditt i Luca

Du eller din regnskapsfører har en eller flere lønnskjøringer registrert i et annet system enn Luca, som er for perioder etter oppstart i Luca.

For eksempel, du startet å føre ditt regnskap i Luca fra 01.01.2026. Du har kjørt lønn i et annet system for januar 2026, og ønsker å registrere dette i det nye systemet. Dette støtter Luca ikke per dags dato, men det kommer i fremtiden.

Ta gjerne kontakt med Luca for tilbakemeldinger eller spørsmål om dette.

Arbeidsforhold på den ansatte i andre systemer

Dersom du tidligere har brukt et annet system eller rapportert a-melding direkte i Altinn, vil alle dine ansatte ha fått et arbeidsforhold registrert via a-meldingen. Når du da legger inn de ansatte i det nye systemet og leverer neste a-meldingen, så vil Skattetaten forsøke å koble de ansatte opp mot ansatte de har registrert i selskapet ditt tidligere.

Hvis de da ikke finner en ansatt eller klarer å koble en ansatt, kan det føre til at a-meldingen blir avvist av Skatteetaten. For å unngå at a-meldingen din blir avvist, anbefaler Luca at de ansatte du legger inn i Luca er så like som mulig de ansatte du hadde registrert i ditt gamle system.